Como fazer o controle financeiro de um lava-jato

Quase todo lava-jato sabe quanto entrou ontem. Quase nenhum sabe quanto sobrou no mês passado. A distância entre essas duas respostas não é falta de organização — é confundir três contas que parecem a mesma e não são.

As três contas que não são a mesma conta

Caixa é o dinheiro que passou pela sua mão. Entrou hoje, saiu hoje.

Faturamento é o serviço que você entregou, independente de quando foi pago.

Resultado é o que sobrou depois de todas as despesas do período — inclusive as que ainda não venceram.

Elas divergem o tempo todo. O carro da empresa que você lavou em março e recebeu em abril entrou no faturamento de março e no caixa de abril. O aluguel de março que você pagou adiantado saiu do caixa em fevereiro e pertence ao resultado de março.

Quem só olha caixa acha que teve um mês bom porque recebeu atrasados, e leva susto no seguinte.

A solução: três datas em cada lançamento

Parece burocracia e é o que resolve tudo. Todo lançamento — de entrada ou de saída — carrega:

• Competência: a que mês aquele valor pertence.
• Vencimento: quando era para acontecer.
• Liquidação: quando o dinheiro efetivamente mudou de conta.

Com as três, você responde "faturei R$ 42 mil em março" e "tenho R$ 6 mil em caixa hoje" ao mesmo tempo, sem que um número desminta o outro. Com uma só, você é obrigado a escolher qual das perguntas responde errado. É a base docontrole financeiro feito direito.

Por onde começar, em quatro passos

1. Separe as contas — a pessoal e a da empresa

É o passo zero e o mais ignorado. Enquanto o dinheiro do lava-jato e o da sua casa estiverem na mesma conta, nenhum número vai ser confiável, e não adianta melhorar o resto.

Inclui definir o seu pró-labore: um valor fixo que sai da empresa para você todo mês. Sem isso, a empresa parece lucrativa porque o custo do dono está escondido.

2. Registre toda saída, inclusive as pequenas

Pano, produto de limpeza, café, conserto de mangueira. Individualmente parecem irrelevantes; somadas costumam ser a diferença entre o resultado que você imagina e o real.

3. Agrupe por categoria, não por item solto

Aluguel, água e luz numa lista viram vinte linhas sem significado. Agrupados em "Estrutura", viram resposta: você enxerga que a estrutura come 30% do faturamento e pode decidir sobre isso.

Quatro ou cinco grupos bastam: estrutura, pessoal, insumos, impostos e taxas, e outros.

4. Feche o caixa todo dia

Não pela contabilidade — pela detecção. Fechamento diário é a única forma de perceber no mesmo dia o pagamento não registrado, o desconto sem autorização e o carro que saiu sem cobrar.

Cinco minutos por dia custam muito menos que reconstruir um mês inteiro depois.

O que olhar todo mês

• Resultado por categoria. Onde o dinheiro foi, em grupos.
• Contas a receber vencidas. Serviço entregue e não pago é custo já realizado.
• Contas a pagar da próxima quinzena. Evita o susto e a multa.
• Fluxo projetado. Em que dia o caixa fica negativo, se ficar.

Esse último é o mais útil e o menos usado. Ele responde a única pergunta que tira o sono: dá para pagar tudo que vence este mês com o que vai entrar?

Conciliação: o passo que fecha o ciclo

Registrar não basta se o registro não bate com o banco. Uma vez por semana, compare o extrato com o que está lançado.

A divergência mais comum não é erro de digitação: é taxa de gateway. Você registra a venda de R$ 100 e chegam R$ 96,50. Sem lançar a taxa como despesa, o sistema e o banco nunca vão fechar, e a diferença se acumula até virar um buraco que ninguém explica.

Erros que custam caro

Tratar faturamento como lucro. Levou a muita gente a comprar equipamento na hora errada.

Não separar o pró-labore. Sem ele, a conta mente para melhor.

Deixar o mês inteiro para lançar de uma vez. No dia 30 ninguém lembra do que aconteceu no dia 8, e o que não é lembrado não é lançado.

Confundir preço com margem. Serviço caro pode dar prejuízo se ocupar baia demais — conta que está em como montar sua tabela de preços.

Nenhum desses se resolve trabalhando mais. Todos se resolvem registrando no fluxo, uma vez, no momento em que a coisa acontece — que é o mesmo padrão dossete erros comuns de gestão.